Datenschutzinformation nach Artikel 13 & 14 DSGVO

für die Geschäftspartner der SeMa Veranstaltungs- und Verwaltungs-GmbH

Version 2.0 · Stand: November 2026

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Vertraulichkeit Ihrer Daten haben für uns einen hohen Stellenwert. Hier informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie mit uns in Kontakt stehen – als Kunde, Mieter, Eigentümer, Geschäftspartner, Besucher einer von uns betreuten Veranstaltung oder als Nutzer unserer Anwendungen Immora, Opora, Wertora und Energora –, wofür wir sie verwenden und welche Rechte Sie haben. Für den Besuch unserer Website gilt ergänzend unsere Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlich ist die
SeMa Veranstaltungs- und Verwaltungs-GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Sebastian Dörken
Schillerstraße 14, 06667 Weißenfels
Telefon: +49 3443 3382482 · E-Mail: post@se-ma.org

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:
Danae Dörken, 81108 Molyvos / Lesbos / Griechenland
Telefon: +30 225 307 1264 · E-Mail: info@danae-doerken.com

2. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Dazu gehören Auftraggeber unserer Reinigungs-, Hausmeister-, Veranstaltungs- und Softwareleistungen, deren Ansprechpersonen sowie Lieferanten und Subunternehmer.

Wir verarbeiten:

Name, Anrede, ggf. Titel, Funktion und Firma
Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, E-Mail)
Angebots-, Vertrags- und Leistungsdaten (z. B. Objekte, Leistungsverzeichnisse, Einsatzzeiten, Leistungsnachweise, Schlüsselübergaben)
Rechnungs- und Zahlungsdaten (Bankverbindung, Zahlungseingänge, offene Posten)
Kommunikation mit uns (E-Mails, Briefe, Gesprächsnotizen)

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Anbahnung und Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Kommunikation mit Ansprechpersonen unserer Geschäftspartner, an der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen und an der Information bestehender Kunden über eigene ähnliche Leistungen.

In Arztpraxen und Einrichtungen des Gesundheitswesens nehmen unsere Mitarbeitenden keine Patientendaten zur Kenntnis, soweit dies vermeidbar ist; sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

3. Mieter, Mietinteressenten und Eigentümer

Dazu gehören Mieter und Mietinteressenten der von uns gehaltenen oder verwalteten Immobilien, weitere im Haushalt lebende Personen, soweit sie im Mietvertrag genannt sind, sowie Eigentümer, deren Immobilien wir verwalten.

Wir verarbeiten:

Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, bei Bedarf Angaben zu weiteren Vertragspartnern und Haushaltsmitgliedern
Vertragsdaten (Mietobjekt, Miete, Nebenkosten, Kaution, Ein- und Auszug, Übergabeprotokolle, Schriftwechsel)
Zahlungsdaten (Bankverbindung, Mietzahlungen, Rückstände, Nebenkostenabrechnungen)
Verbrauchsdaten (Zählerstände, Abrechnungen von Messdienstleistern)
Schadensmeldungen und Vorgänge, ggf. mit Fotos
bei Mietinteressenten: Angaben aus der Selbstauskunft, die für die Entscheidung über den Abschluss des Mietvertrags erforderlich sind, und – nur mit Ihrer Einwilligung oder wenn Sie uns die Auskunft selbst vorlegen – eine Bonitätsauskunft

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Miet- bzw. Verwaltervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (z. B. Nebenkostenabrechnung, Aufbewahrung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), unsere berechtigten Interessen an der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung, Instandhaltung und Sicherheit der Gebäude sowie an der Durchsetzung von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und Ihre Einwilligung, soweit wir Sie darum bitten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Bonitätsauskunft holen wir nur ein, wenn Sie eingewilligt haben oder Sie sie uns selbst übergeben.

Strom, Wärme oder Ladestrom aus unseren eigenen Anlagen rechnen wir mit Mietern nur auf Grundlage eines gesonderten Vertrags ab; dafür verarbeiten wir die zugehörigen Zähler- und Verbrauchsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Veranstaltungen

Für Veranstaltungen, die wir planen oder technisch betreuen, verarbeiten wir die Daten der Ansprechpersonen von Veranstaltern, Künstlern und Dienstleistern (Name, Funktion, Kontaktdaten, Einsatzzeiten) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Daten von Besucherinnen und Besuchern verarbeiten wir nur, soweit dies für Sicherheits- und Hygienekonzepte im Auftrag des Veranstalters erforderlich ist; Verantwortlicher ist dann in der Regel der Veranstalter.

5. Nutzer unserer Anwendungen (Immora, Opora, Wertora, Energora)

Unsere Anwendungen sind unter app.se-ma.org erreichbar. Sie dienen der Immobilienverwaltung (Immora, mit Mieterportal), der Organisation von Gebäudereinigung und Hausmeisterdiensten einschließlich Zeiterfassung, Fahrtenbuch und Reisekosten (Opora), der Objektbewertung (Wertora) und dem Vergleich von Energieträgern (Energora).

Wer ist verantwortlich? Nutzen wir die Anwendungen für unser eigenes Unternehmen, sind wir Verantwortlicher. Stellen wir die Anwendungen anderen Unternehmen zur Verfügung, verarbeiten wir deren Daten in deren Auftrag (Art. 28 DSGVO); Verantwortlicher für die dort gespeicherten Daten ist dann das jeweilige Unternehmen, an das Sie sich mit Anliegen zu Ihren Daten bitte zuerst wenden.

Wir verarbeiten:

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Prüfwert), Rolle und Rechte, Zugehörigkeit zu einem Unternehmen, ggf. zweiter Anmeldefaktor
Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt der Anmeldung, Änderungen an Datensätzen mit Zeitpunkt und Konto (Änderungsprotokoll), technische Fehlermeldungen, beim Server die IP-Adresse
die Inhalte, die Sie oder Ihr Unternehmen eingeben (z. B. Objekte, Mietverhältnisse, Kontakte, Buchungen, Dokumente, Einsätze, Arbeitszeiten, Reisen)
im Mieterportal: Zugangscode, Geräteanmeldungen (nur als verschlüsselter Prüfwert), Nachrichten, Schadensmeldungen mit Fotos, Zählerstände und auf Wunsch Ihre E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen
bei Kunden- und Dienstleister-Zugängen per Link: die dort übermittelten Rückmeldungen und Auftragsangaben
in Opora für Beschäftigte zusätzlich: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Bestätigungen von Unterweisungen und Verschwiegenheitserklärungen, Fahrtenbuch, Reisekosten mit Belegen sowie im Lohn-Postfach bereitgestellte Lohnunterlagen
bei einem online gestellten Exposé (Immora): die vom Verwender freigegebenen Angaben und Fotos zum Objekt; die Seite ist ohne Anmeldung über einen nicht erratbaren Link erreichbar, höchstens 31 Tage lang, und kann jederzeit zurückgezogen werden

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Bereitstellung der Anwendungen und Erfüllung der zugrunde liegenden Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Sicherheit der Anwendungen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 32 DSGVO), gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für Daten von Beschäftigten in Opora gilt ergänzend § 26 BDSG; Beschäftigte erhalten gesonderte Datenschutzhinweise in Opora unter Hilfe → „Datenschutz“.

Speicherung im Browser: Die Anwendungen speichern Daten zusätzlich im Speicher Ihres Browsers, damit sie schnell und auch ohne Netz arbeiten. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung werden die Daten auf dem Gerät gesperrt; auf gemeinsam genutzten Geräten melden Sie sich bitte immer ab.

E-Mails: Bestätigungen und Hinweise aus dem Mieterportal versenden wir über den Mailserver unseres Webhosters (siehe Abschnitt 6). Die E-Mails enthalten nur einen Hinweis mit Link, keine Inhalte wie Nachrichten oder Dokumente.

Zusatzfunktionen, die Daten an weitere Dienstleister senden, starten nur auf ausdrücklichen Klick; Texterkennung und Übersetzung zusätzlich nur, wenn sie für Ihr Unternehmen freigeschaltet sind:

Texterkennung schwer lesbarer Dokumentseiten über Amazon Web Services (AWS Bedrock) in einer Region der Europäischen Union
Übersetzung von Texten des Leistungskatalogs über DeepL SE, Köln (DeepL API Pro)
Kartenansicht und Adresssuche im Exposé über die OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich); dabei wird Ihre IP-Adresse an deren Server übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

6. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. An Dritte geben wir Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein:

Hosting- und Infrastrukturdienstleister: Supabase (Datenbank und Dateispeicher im Rechenzentrum Frankfurt am Main), unser Webhoster fXmedia Inh. Marcus Baur, Weilheim an der Teck (domainssaubillig.de, Server in Deutschland) für Website und E-Mail, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Banken und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen
Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung (gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet)
Messdienstleister, Versorger und Handwerksbetriebe, soweit für Abrechnung oder Instandhaltung erforderlich
Behörden, Gerichte und Versicherungen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht oder es zur Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist
Subunternehmer, die in unserem Auftrag Leistungen erbringen
die in Abschnitt 5 genannten Dienstleister für Zusatzfunktionen

7. Übermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten in der Europäischen Union. Für den Austausch großer Dateien oder auf Ihren Wunsch können im Einzelfall Cloud-Dienste von Anbietern mit Sitz in den USA zum Einsatz kommen (z. B. Dropbox, Apple iCloud, WeTransfer, Google Drive, Microsoft OneDrive). Eine Übermittlung erfolgt dann nur an Anbieter, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO), oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern. Für die Übermittlung an die OpenStreetMap Foundation siehe Abschnitt 5.

8. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten, solange es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Handels- und Steuerrecht (§ 257 HGB, § 147 AO) bewahren wir Buchungsbelege 8 Jahre, Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare 10 Jahre sowie Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre auf, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Arbeitszeitaufzeichnungen bewahren wir 2 Jahre auf (§ 17 Mindestlohngesetz). Daten von Mietinteressenten, mit denen kein Mietvertrag zustande kommt, löschen wir spätestens sechs Monate nach der Entscheidung. Empfangsbestätigungen für über das Mieterportal zugestellte Schreiben bewahren wir als Nachweis 2 Jahre auf. Online gestellte Exposés werden nach spätestens 31 Tagen oder bei Rückzug sofort abgeschaltet. Konten in unseren Anwendungen werden nach Ende der Nutzung gelöscht; Änderungsprotokolle bleiben bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der zugehörigen Daten erhalten. Ansprüche aus einem Vertrag können bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen eine längere Speicherung erfordern.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben, die für Abschluss und Durchführung eines Vertrags erforderlich sind, müssen Sie uns bereitstellen; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen oder erfüllen. Freiwillige Angaben sind als solche gekennzeichnet.

10. Herkunft der Daten

Soweit wir Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, erhalten wir sie von Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (z. B. Ansprechpersonen), von Eigentümern oder Vorverwaltern (bei Übernahme einer Verwaltung), von Messdienstleistern und Versorgern (Verbrauchsdaten) oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister).

11. Keine automatisierte Entscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen (Art. 22 DSGVO).

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg.

13. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine formlose Nachricht an post@se-ma.org genügt.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.